Quel logiciel pour gérer ma collection ?

Mise à jour du 19/04/2018 : Mon choix a sensiblement évolué depuis cette première tentative. Si ce billet est toujours d’actualité concernant mes critères de sélection, vous trouverez sans doute plus intéressant de voir dans la pratique ce qui m’a servi à (enfin) cataloguer ma collection.


Lorsqu’une collection commence à s’étoffer, une question revient irrémédiablement : quel moyen se donner pour la gérer ? Gérer une collection, c’est recenser ses constituants – dans mon cas les appareils photographiques mais également leurs accessoires, dater les entrées et sorties, gérer les éventuels prêts à d’autres personnes, et maintenir une documentation assez précise à jour sur chaque individu : quel film, quel format, quelle année de construction, quelle marque, quel modèle, quelle variante, etc.

Si on pense pouvoir s’en passer au début, on est vite rattrapé par la dure réalité (et notre mémoire défaillante). Dans le cas de certaines grandes collections, cette gestion devient même l’unique moyen de retrouver physiquement un élément enterré sous trois rangées d’appareils.

Mais comme en plus je suis plutôt du type exigeant, le choix a été long et complexe.

Aujourd’hui je partage un peu avec vous de ma réflexion, pour ensuite vous présenter quel a été l’élu et pourquoi.

Gérer une collection d’appareils photographiques : mes besoins

Si beaucoup de logiciels existent spécifiquement pour gérer des collections de timbres, de livres, de CD, de DVD, etc., il n’existe que peu de produits dédiés à la gestion d’une collection iconomécanophile. D’ailleurs je n’en connais qu’un seul : GS Kameraverwaltung (Gesundheit !), qui semble très très complet… mais vraiment loin de mes propres besoins ! Et ce sans considérer la barrière de la langue.

Le choix devra donc se porter soit sur la modification en profondeur d’un logiciel existant pour y faire rentrer de force mes appareils photos, soit sur l’utilisation d’un logiciel proposant une gestion de collection générique. La liste est alors beaucoup plus longue.

Du standard

Renseigner, pour chaque constituant, toutes les informations nécessite parfois de prendre des mesures, de peser l’appareil, de prendre des photos sous plusieurs angles et avec une installation particulière. Gérer sa collection peut sembler accessoire, c’est en fait très chronophage quelque soit l’outil. Tout ça prend énormément de temps.

Gérer sa collection peut sembler accessoire, c’est en fait très chronophage quelque soit l’outil.

Et c’est autant de temps en moins à allouer à une modification du fonctionnement interne d’un logiciel de gestion. Il faut que les fonctionnalités soient disponibles en standard, éventuellement avec un peu de paramétrage initial. Mais rien ne devra nécessiter ce travail lourd d’adaptation, qui risque en plus de devenir récurrent pour les futures mises à jour : pas de modification du code interne, pas de création de plug-in, et si possible pas d’utilisation d’un plug-in tiers qui pourrait être abandonné par son auteur.

Any Time, Any Where, Any Device

Je gère ma collection sur mon temps libre, et souvent jamais au même endroit : chez moi, dans les transports, pendant les vacances. Pour cette raison, l’application et son contenu doivent pouvoir être accessibles depuis plusieurs endroits et plusieurs machines. Cela exclut les applications lourdes que l’on installe sur son PC : je dois pouvoir travailler sur ma station de travail fixe, sur mon ordinateur portable, mais aussi sur mon smartphone.

Social

Je dois pouvoir présenter ma collection et la partager avec mes proches ou des amis. Sans aller jusqu’à créer une page Facebook pour chaque appareil, je dois pouvoir au moins bénéficier d’une vitrine web.

Sécurité

Mais dans le même temps, elle doit rester relativement confidentielle et privée. L’application doit être sécurisée : contrôler d’une part qui peut ajouter ou modifier des appareils, qui peut accéder à la vitrine web d’autre part.

La protection la plus importante reste contre l’imprévu et contre soi-même.

La protection la plus importante reste contre l’imprévu et contre soi-même : la possibilité de sauvegarder les données est indispensable. Hors de question de disposer d’un fichier unique dans un répertoire au fin fond d’un PC. Si la sauvegarde est automatisée, c’est un plus.

Prix

Le moins cher est bien entendu le mieux, mais il est impossible de demander la lune gratuitement. D’ailleurs certains aspects de sécurité que je demande, et en particulier les sauvegardes automatisées, nécessitent généralement un hébergement qui a un coût.

L’heure du choix : Omeka

Omeka est un logiciel libre et open source qui permet de gérer une « bibliothèque numérique ». Dans son usage basique, les fonctionnalités d’Omeka offrent la possibilité d’établir une base de données d’éléments numériques comme du texte, des images, des sons, références bibliographiques, etc., dans un format standard international appelé Dublin Core. Parmi les utilisateurs d’Omeka, on compte plusieurs universités et musées, principales cibles de la solution. C’est la solution que j’ai adoptée pour gérer ma propre collection.

Omeka est facilement extensible, bien entendu en termes de fonctionnalités via des plugs-in, mais surtout en paramétrant de nouveaux types de contenus : chaque élément d’une collection est donc associé aux informations spécifique à son type en plus des champs qui sont communs à tout les enregistrements de la base de données. Enfin chaque enregistrement peut être accompagné de fichiers (photos, sons, vidéos, documents PDF).

Surtout, Omeka fonctionne sur un environnement web avec une partie « privée » permettant l’alimentation de la collection et le paramétrage, et une seconde partie « publique » dédiée à la présentation des collections.

Au final les adaptations nécessaires ont été minimes : j’ai bien entendu créé le type « appareil photographique » pour ajouter mes éléments, et supprimé les types par défaut que je n’utiliserai pas. Je pourrai à l’avenir ajouter des types spécifiques pour mes objectifs photo, mes autres accessoires. Je n’ai installé aucun plug-in.

Les aspects de sécurité et de sauvegarde sont également supportées par la société qui héberge l’application : protection de l’accès par mot de passe, sauvegardes quotidiennes de la base de données et des fichiers. À ma charge également d’effectuer des sauvegardes supplémentaires aux intervalles qui me conviennent. Un hébergement de ce type coûte rarement au dessus de 10€ par mois lorsqu’il n’est pas déjà compris dans votre abonnement Internet. Des services d’hébergement spécifiques pour Omeka existent également.

Omeka n’est pas non plus totalement parfait pour l’usage que je souhaite en faire. Je reste dans l’impossibilité de faire des modifications hors ligne, et je compte beaucoup sur mon forfait mobile data pour pallier cet inconvénient. Je n’ai pas non plus trouvé comment faire des liens complexes entre certains types d’éléments. Par exemple, il est impossible de lister sur la page d’un appareil photo tous les objectifs qui peuvent s’y adapter. C’est aussi lié au fait que l’ensemble des données dans Omeka sont des chaînes de caractère libres. C’est un dernier inconvénient qui empêche de limiter les choix d’informations à des listes prédéfinies ou de forcer des formats particuliers. C’est pour le moment un moindre mal.

Conclusion

Peu importe le logiciel choisi, le travail sera laborieux et chronophage. Omeka participe à l’optimisation de ce temps car il est accessible et facile d’utilisation. Un autre détail rassurant : il bénéficie également d’une communauté active. Le reste sera une question de pratique et d’organisation personnelle. L’alimentation au fil de l’eau participera principalement à rendre la besogne agréable.

Mais la plus grande récompense viendra lorsque vous passerez du temps lors de vos visites en famille, chez des amis, ou auprès de confrères collectionneurs, à présenter votre collection.

Si vous aussi vous voulez tenter d’utiliser Omeka, vous pouvez vous renseigner sur le site du projet : Omeka.org.

Merci d’avoir lu jusqu’ici. Si vous avez des questions particulières ou des remarques sur cet article, laissez un commentaire. Faites de même si vous avez adopté une autre solution que vous souhaitez partager. Bonne continuation à tous !

Auteur : Laurent

Trentenaire, apprenti collectionneur et bidouilleur photographique.

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